Esettanulmány címe:
Kimenő számla kiállítás robotizálása a Glencore Agriculture pénzügy napi számlázási folyamatának támogatására
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szállítás, raktározás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Glencore Agriculture a világ egyik vezető vállalata a mezőgazdasági alapanyagok gyártása, feldolgozása és kereskedelme területén, a cégcsoport 35 országban van jelen. A három tagból álló vállalat magyarországi cégcsoportja a gabonafélék, olajos magvak, növényolajok és állati takarmány-alapanyagok kereskedelmének és logisztikájának egyik legfontosabb szereplője, emellett gyártási és raktározási tevékenységet is folytat. A magyar piacon 1996 óta jelen lévő cég fő tevékenysége a termények, takarmány-alapanyagok és növényolajok kereskedelme. A Pannon Növényolajgyártó Kft. üzemelteti Közép-Európa egyik legnagyobb növényolajgyárát, Foktőn, ahol csúcsminőségű növényolajgyártási technológiát alkalmaznak. A legfontosabb feldolgozott termény a napraforgó, de az üzem alkalmas repcemag, szójabab és kukoricacsíra feldolgozására is. A Gabonatároló és Logisztikai Kft. elsődleges célja a magyar gabonapiac raktározási, terménytárolási és -kezelési igényeinek kiszolgálása.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Glencore Agriculture a pénzügyi részlegén jelentkező nagy mennyiségű, ismétlődő, alacsony hozzáadott értékű munkák kiváltása érdekében 2019-ben úgy határozott, hogy egyes folyamatait robotizálja (RPA), és ehhez a MORTOFF-ot választotta teljeskörű megoldásszállító partnerként.
Feladatunk röviden az volt, hogy támogassuk a napi számlázást adatok begyűjtésével és rendszerezésével, számlák elkészítésével saját ERP rendszerükben, az elkészült számlák elektronikus aláírásával, illetve az egyes ügyfeleknek való kiküldésével.
A megoldással szemben támasztott elvárások a következők voltak:
· napi kétszeri automatikus számlázás
· pénzügyi adminisztrációs feladatok csökkentése legalább 0.5 FTE-vel
· számlázást érintő belső és ügyfél kommunikáció támogatása, felgyorsítása
· napi riport a számlázás eredményességéről
Az informatikai megoldásban kihívást jelentett a cég speciális rendszereinek használata, a kifejezetten nagy méretű excelekben való adat manipuláció, illetve a komplex robot futtatási környezet.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az előzőekben leírt üzleti feladat színvonalas megoldására cégünk a UiPath platformját és saját RPA implementálási metodikáját választotta.
A robot a következő IT eszközöket/technológiákat használja futása során: Glencore saját fejlesztésű desktop alkalmazás (ERP), távoli asztal/citrix, MS excel, MS outlook.
A futások gyakorisága naponta kétszer, ahol az átlag futásidő (AHT) ~2 óra (30 perc alap futás + 3 perc számlánként).
A lefedett folyamat magas szinten a következő lépésekből áll:
· a Glencore saját belső kvázi ERP rendszeréből különböző lekérdezésekkel input állomány előkészítése
· adatmanipuláció külső excel macro segítségével (külső üzleti logika)
· számlák elkészítése és számlák generálása (form kitöltés)
· legenerált PDF fileok tömeges elektronikus aláírása
· elkészült számlák kiküldése emailben
· státusz és riport küldés az elvégzett feladatokról
A közel 200 lépéssel megvalósított robot teljes elkészítési ideje (felmérés, fejlesztés, tesztelés, UAT, PRT, élesítés) kb. 2 hónap volt.
A teljes videó megtekinthető az alábbi linken:
https://youtu.be/eFp1h7aXSJk
